Vertragsverwaltung & Renewals
Das Problem: automatische Verlängerungen, die niemand überprüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr leicht, Bedingungen verschieben sich, Lizenzen für Ex-Kollegen laufen weiter. Und irgendwann wurde der Vertrag um ein Jahr verlängert, ohne dass es jemand bemerkt hat.
Bei Enterprise-Organisationen mit hunderten Softwareverträgen ist das keine Ausnahme, sondern die Regel. Es kostet monatlich Geld und verursacht Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden.
Unser Ansatz: eine Übersicht, proaktive Warnungen
Vertragsverwaltung bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist eine fixe Ansprechperson, die Ihr Vertragsportfolio überwacht, Renewal-Termine im Auge behält und rechtzeitig alarmiert – lange vor der Frist, in der Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was ist in der Vertragsverwaltung enthalten?
Was SoftVaro Vertragsverwaltung praktisch und ohne Mehraufwand umfasst.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht all Ihrer Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzanzahlen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Meldungen
Wir ziehen bei jeder Renewal-Frist an die Alarmglocke. Nicht erst 2 Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate im Voraus.
Preisentwicklung im Blick
Jährliche Preissteigerungen werden nachvollziehbar. Wir erkennen Muster, die Ihnen bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir besprechen mit Ihnen, ob die bezahlten Lizenzen auch tatsächlich genutzt werden. Ungebrauchte Lizenzen sind direkte Einsparung.
Renewal-Verhandlung
Jedes Renewal ist ein Verhandlungszeitpunkt. Wir bereiten vor und führen durch, wenn Sie möchten.
Fixe Ansprechperson
Eine Kontaktperson für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst verwalten müssen.
So sieht der Renewal-Prozess aus
Früher Check
Renewal kommt in Sicht. Wir prüfen die Lizenzvereinbarung basierend auf Benchmark-Daten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, auf eine Alternative migrieren oder reduzieren? Die Entscheidung liegt bei Ihnen, wir liefern die Argumente.
Verhandlung
Wo nötig starten wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Benchmark-Daten und interner Analyse erzielen wir bessere Konditionen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Bedingungen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen die Unterschrift, wir sorgen für die korrekte Abwicklung.
Nachverfolgung
Ein neuer Zyklus beginnt. Wir bleiben mit Ihnen im Gespräch über die Nutzung und überwachen Preisentwicklung und Vertragsdaten. Auf zum nächsten Renewal.
Warum das wichtig ist
der ideale Zeitpunkt, um vor einem Renewal zu starten
durchschnittliche jährliche Preiserhöhungen von Softwareherstellern
realisierte Einsparungen bei unseren Kunden
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Verwaltung Ihres Portfolios. Sie erhalten klare Berichte, ohne dass Sie Daten selbst übertragen oder ein Tool implementieren müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach ist Ihr Zeitaufwand auf Entscheidungsphasen bei Renewals beschränkt, durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet SoftVaro?
Alle Softwareverträge, über die Sie Kontrolle wünschen. Das kann mit 5 kritischen Verträgen starten bis hin zu Ihrem gesamten Portfolio. Klein starten und ausbauen ist immer möglich.
Wie verdient SoftVaro?
Wir starten klein. Für Ihren ersten Auftrag oder Renewal vereinbaren wir im Vorfeld transparent, was SoftVaro verdient. Sie wissen also vorab, woran Sie sind, ohne Verpflichtungen für danach. Gefällt die Zusammenarbeit und wächst sie, treffen wir gemeinsam Absprachen, die zur Größe Ihres Portfolios passen, zum Beispiel Jahresvereinbarungen oder Rahmenverträge.
Kann ich mit einem einzigen Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns für genau einen Vertrag, der viel kostet oder bald ausläuft. Gefällt es, bauen wir das aus.
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem Auftrag.
Ein Angebot für Ihr Renewal oder einen neuen Softwarebedarf. Oder eine Prüfung eines bereits vorhandenen Angebots. Ab Ihrem ersten Auftrag arbeiten Sie mit derselben Herangehensweise wie unsere bestehenden Enterprise-Kunden: eine fixe Ansprechperson, Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden und der volle Einsatz unseres Netzwerks. Vertraulich und unter NDA.