Was ist Vendor-Konsolidierung und wie geht man sie an?
Die meisten Organisationen zahlen für mehr als 150 Software-Abonnements. Vendor-Konsolidierung – das bewusste Reduzieren der Anzahl an Lieferanten – ist die effektivste Methode, um Kosten zu sparen und den Überblick zurückzugewinnen.
- 1. November 2024
- 5 Min.
Vendor-Konsolidierung ist die Strategie, bei der Organisationen bewusst die Anzahl der Softwarelieferanten reduzieren. Anstatt für jede Funktion ein eigenes Tool zu verwenden, entscheidet man sich für eine begrenzte Anzahl bevorzugter Anbieter, die mehrere Bedürfnisse abdecken.
Warum Vendor-Konsolidierung?
Eine durchschnittliche mittelgroße Organisation zahlt für über 150 verschiedene SaaS-Tools. Jedes mit eigenem Vertrag, Abrechnungszyklus, Administrator und Verlängerungsdatum. Die Kosten sind zersplittert, der Überblick fehlt und die Verhandlungspositionen sind schwach.
Vendor-Konsolidierung löst vier Probleme auf einmal:
- Kosten: Weniger Lieferanten bedeutet größere Volumina pro Anbieter und somit mehr Verhandlungsspielraum für niedrigere Preise und bessere Konditionen
- Verwaltung: Weniger Verträge, weniger Rechnungen und weniger Verlängerungsdaten zum Verwalten
- Sicherheit: Weniger Integrationen zwischen Tools bedeutet eine kleinere Angriffsfläche
- Compliance: Eine beschränktere Lieferantenliste ist leichter zu auditieren und zu dokumentieren für NIS2 und DSGVO
Wie geht man Vendor-Konsolidierung an?
Schritt 1: Kategorisieren Sie Ihre Softwarelandschaft. Gruppieren Sie alle Tools nach Funktionen: Kommunikation, Projektmanagement, Sicherheit, Storage, Personalwesen usw. Welche Kategorien haben die größte Überschneidung?
Schritt 2: Nutzen und Zufriedenheit analysieren. Welche Tools werden tatsächlich genutzt? Welche sind bei den Endanwendern beliebt? Auf ein Tool zu konsolidieren, das niemand mag, führt zu Schatten-IT.
Schritt 3: Bevorzugte Anbieter auswählen. Wählen Sie pro Kategorie ein oder zwei bevorzugte Anbieter. Verhandeln Sie aktiv über Bündelpreise, wenn Sie mehrere Produkte desselben Anbieters beziehen.
Schritt 4: Die Einführung phasenweise gestalten. Konsolidieren Sie nicht alles auf einmal. Beginnen Sie mit den Kategorien mit der grössten Überschneidung und dem geringsten Widerstand. So schaffen Sie Schwung für die schwierigeren Übergänge.
Vendor-Konsolidierung und Lock-in
Das größte Risiko bei der Konsolidierung ist Vendor-Lock-in: zu große Abhängigkeit von einem Anbieter macht verletzlich gegenüber Preiserhöhungen, Firmenübernahmen oder Serviceverschlechterungen. Sorgen Sie immer für eine Exit-Strategie: Legen Sie vertraglich fest, wie die Daten-Exportierung funktioniert, wie die Übergangsphase aussieht und welche Kosten bei vorzeitiger Kündigung anfallen.
Häufig gestellte Fragen
Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Was ist Vendor-Konsolidierung?
Vendor-Konsolidierung ist das bewusste Reduzieren der Anzahl an Softwarelieferanten. Statt zehn Tools für ähnliche Funktionen nutzt man ein bis zwei bevorzugte Anbieter. Das bringt Skaleneffekte, weniger Verwaltungsaufwand und bessere Verhandlungspositionen.
Wie viele Lieferanten sind optimal?
Das variiert je nach Organisation. Allgemein gilt: Je weniger Lieferanten für dieselbe Funktion, desto besser. Beginnen Sie mit den Kategorien, die die größte Überschneidung haben – Kommunikation, Projektmanagement und Sicherheit sind klassische Kandidaten.
Was sind die Risiken der Vendor-Konsolidierung?
Das größte Risiko ist Vendor-Lock-in: eine zu große Abhängigkeit von einem Anbieter. Sorgen Sie stets für eine Exit-Strategie und legen Sie vertraglich fest, wie der Datenexport und die Übergangsunterstützung geregelt sind.
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