Vertragsmanagement & Verlängerungen – Überblick über jeden Vertragsdatum
Das Problem: Automatische Verlängerungen, die niemand überprüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr leicht, Bedingungen ändern sich, Lizenzen für ehemalige Kollegen laufen weiter – und irgendwann ist der Vertrag um ein Jahr verlängert, bevor es jemand bemerkt.
Bei Unternehmungen mit dutzenden Softwareverträgen ist das keine Ausnahme, sondern die Regel. Es kostet monatlich Geld und schafft Compliance-Risiken, die erst bei einem Audit sichtbar werden.
Unser Ansatz: EIN Überblick, proaktive Warnungen
Vertragsmanagement bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fixer Ansprechpartner, der dein Vertragsportfolio überwacht, Verlängerungsdaten im Blick behält und rechtzeitig Alarm schlägt – lange vor dem Stichtag, an dem du noch Verhandlungsspielraum hast.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Das umfasst das SoftVaro Vertragsmanagement – praktisch und ohne Overhead.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht aller deiner Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzmengen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Warnungen
Wir schlagen lange vor jeder Verlängerungsfrist Alarm – nicht zwei Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate.
Tracking der Preisentwicklung
Jährliche Preissteigerungen im Überblick. Wir erkennen Muster, die du bei einzelnen Verträgen leicht übersiehst.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob du tatsächlich das nutzt, wofür du bezahlst. Unbenutzte Lizenzen = direkte Einsparung.
Verlängerungsverhandlungen
Jede Verlängerung ist ein Verhandlungszeitpunkt. Wir bereiten vor und führen Gespräche, wenn du es möchtest.
Fester Ansprechpartner
Eine Kontaktperson für alle deine Softwareverträge. Kein Tool, das du selbst pflegen musst.
So sieht ein Verlängerungszyklus aus
Frühe Überprüfung
Die Verlängerung steht bevor. Wir prüfen den Vertrag, analysieren die Lizenznutzung und sondieren den Markt. Du bekommst eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, auf eine Alternative wechseln oder reduzieren? Die Wahl liegt bei dir, wir liefern die Grundlage.
Verhandlung
Bei Bedarf starten wir die Verhandlung mit dem Anbieter. Basierend auf Marktdaten und interner Analyse erzielen wir die besten Konditionen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Bedingungen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Du setzt die Unterschrift, wir sorgen für korrekte Abläufe.
Monitoring-Phase
Der neue Zyklus beginnt. Wir überwachen weiterhin: Nutzung, Preisentwicklung, Vertragspassagen. Auf zur nächsten Verlängerung.
Warum das wichtig ist
der Verlängerungen bei Unternehmen erfolgt stillschweigend
durchschnittliche jährliche Preiserhöhung ohne Prüfung
Verhandlungsspielraum bei rechtzeitigem Start
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit einem eigenen, leichtgewichtigen System, in dem wir dein Portfolio pflegen. Du bekommst klare Berichte, ohne selbst Daten eingeben oder ein Tool implementieren zu müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam deine bestehenden Verträge durchgehen. Danach beschränkt sich dein Zeitaufwand auf Entscheidungsphasen bei Verlängerungen – durchschnittlich 1–2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet ihr?
Alle Softwareverträge, über die du Kontrolle haben möchtest. Das kann von 5 kritischen Verträgen bis zu deinem gesamten Portfolio reichen. Klein starten und später ausbauen ist jederzeit möglich.
Was kostet das laufende Vertragsmanagement?
Wir bieten drei Modelle an: Festes Monatshonorar für kontinuierliches Management, Performance-Fee auf Einsparungen bei Verlängerung oder eine Kombination davon. Welches Modell passt, bestimmen wir basierend auf deinem Portfolio.
Kann ich mit einem einzelnen Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns für einen bestimmten Vertrag, der viel kostet oder bald ausläuft. Wenn das gut klappt, erweitern wir den Umfang.
Verlängerung steht an? Oder einfach mehr Klarheit wollen?
Schick uns eine Übersicht deiner wichtigsten Verträge oder den, der bald ausläuft. Innerhalb von 24 Stunden zeigen wir dir, was wir tun können.