Shadow AI: die neue Shadow IT
Abteilungen kaufen in hohem Tempo AI-Tools an, oft per Kreditkarte und außerhalb von IT und Einkauf. Das kostet Geld und birgt Risiken für Ihre Daten und Compliance.
- 11. August 2026
- 5 Min.
Shadow IT ist ein bekanntes Phänomen: Software, die einzelne Abteilungen selbst anschaffen, ohne Einbindung von IT oder Einkauf. Mit dem Aufkommen von KI-Tools ist eine neue Variante hinzugekommen, die schneller wächst und mit mehr Risiken verbunden ist.
Was ist Shadow AI?
Ein Marketingteam schliesst ein Abo für einen Schreibassistenten ab, ein Entwickler nutzt einen eigenen Codeassistenten, eine Abteilung bezahlt für einen KI-Protokollanten bei Meetings. Einzelne kleine Beträge, oft via Kreditkarte oder Spesenabrechnung. Zusammen eine beträchtliche und unsichtbare Kostenstelle.
Warum das Risiko grösser ist als bei gewöhnlicher Shadow IT
Ihre Daten verlassen die Organisation. Mitarbeitende fügen Kundendaten, Verträge oder Quellcode in ein KI-Tool ein. Bei Verbraucher-Abos ist oft unklar, was der Anbieter mit diesen Daten macht.
Vertragsbedingungen fehlen. Vereinbarungen zu Datenstandort, Aufbewahrungsfristen und ob Ihre Daten zum Training verwendet werden, lassen sich nur bei Geschäftskundenverträgen klar regeln.
Doppelte Kosten. Viele bestehende Software erhält KI-Funktionen als kostenpflichtige Erweiterung, während Abteilungen parallel Einzeltools kaufen, die dasselbe leisten.
Wie Sie wieder Kontrolle gewinnen
1. Erfassen Sie, was verwendet wird. Schauen Sie nicht nur in IT-Verträge, sondern auch in Kreditkartenauszüge und Spesenabrechnungen.
2. Legen Sie für jede Anwendung einen Standard fest. Bieten Sie den Mitarbeitenden eine gute Alternative statt nur Verbote; ein Verbot ohne Alternative vergrössert das Problem.
3. Verhandeln Sie Geschäftskonditionen. Legen Sie fest, dass Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden, wo die Daten gespeichert werden und wie Sie Lizenzen zentral verwalten.
4. Beziehen Sie KI in Ihre Verlängerungen ein. Prüfen Sie bei jeder Verlängerung, welche KI-Funktionen in Ihrer bestehenden Software enthalten sind, damit Sie nicht doppelt zahlen.
Wie SoftVaro unterstützt
SoftVaro verschafft Ihnen eine Übersicht über Ihr Software-Landschaft, inklusive der Tools, die ausserhalb der IT angeschafft wurden. Mit den Softwareherstellern, die Sie behalten wollen, verhandeln wir Geschäftskonditionen.
Häufig gestellte Fragen
Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Soll ich AI-Tools verbieten?
Ein Verbot ohne Alternative wirkt selten. Mitarbeitende suchen dann ihren eigenen Weg. Besser ist ein klarer Standard mit guten Geschäftsbedingungen.
Wie erkenne ich, welche AI-Tools bereits genutzt werden?
Starten Sie mit Kreditkartenauszügen, Spesenabrechnungen und Rechnungen. Ergänzen Sie diese mit Daten aus Ihrem IT-Management, damit auch die kleinen Abos ans Licht kommen.
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